יחסי ציבור לכנס וליום עיון

כשחברות וארגונים מחליטים לקיים יום עיון או כנס, הם בדרך כלל מגייסים משרד יחסי ציבור לעזרתם על מנת להגביר את המודעות לקיום הכנס ובכך להעלות את מספר הנרשמים.

מיד עם העלאת רעיון קיום הכנס בעתיד נוצרת דילמה בין העיתונות לבין משרד היח"צ המקדם את יום העיון.

העיתונות מעדיפה לדווח על אירוע שהתרחש בהווה, ולא כנס או יום עיון שאמורים להתרחש בעתיד. מצד שני משרד יחסי הציבור מעוניין לפרסם את האירוע על מנת להגביר את מספר הנרשמים מראש לכנס ואילו העיתונות מצידה מוכנה לדווח על מהלך הכנס עצמו.

על מנת ליצור יחסי ציבור טובים ולקדם את הכנס או את יום העיון בעיתונות או בקרב הציבור יש לשים לב לכמה דגשים חשובים:

קהל היעד:

בדרך כלל המשתתפים הם עיקר הכנס – בדגש על אנשים מפורסמים או תעשיינים חשובים בארץ. משרד יחסי ציבור שיודע את עבודתו ידגיש את השתתפותם של אלה כהזדמנות "לראות ולהראות".

לעיתים נושא הכנס הינו במקום השני, הדבר החשוב ביותר הוא המרצים המשתתפים בו.

יחסי ציבור טובים במקרה זה יהיו ליצור מהומה תקשורתית קלה סביב מרצה מפורסם מחו"ל המגיע לכנס, להדליף אילו חידושים הוא יביא בכנס.

תפקידם העיקרי יהיה לקדם את ביקורו של המרצה בארץ. תארו לעצמכם מה היה קורה במדינתנו לו ביל גייטס היה מגיע לכנס בנושא פיתוח מערכות הפעלה (ותארו לכם אם אף אחד לא היה יודע על זה).

יחסי ציבור באינטרנט:

מה יותר טבעי מלבנות אתר אינטרנט לכנס המיוחל שישמש להרשמה מצד אחד, ומצד שני יהווה מקור נפלא ומהיר ליחסי ציבור באינטרנט.

יום הכנס עצמו:

התפקיד המשמעותי ביותר של משרד יחסי ציבור, בא לידי ביטוי ביום בו הכנס נערך. לעיתים כנסים אלו נמשכים יותר מיום אחד, לכן היום הראשון לכנס מהווה קרש קפיצה להמשכו.

יחסי ציבור איכותיים ביום זה יחשבו כמי שהזמינו את העיתונאים המתאימים, אירחו אותם כראוי ואף דאגו שיפגשו עם האנשים המרכזיים בכנס (מרצים, משתתפים חשובים וכו...).

כמו כן כדאי להקפיד על אירוח העיתונאים ולדאוג לחדר עיתונאים מרווח ומאובזר בציוד הנדרש (מצגות, אינטרנט, מיקרופונים וכד').

לסיכום:

הדבר הכי חשוב בקידום כנסים או ימי עיון על ידי משרדי יחסי ציבור הוא התמקדות בפרטים הקטנים, קרי פחות בנושא הכנס ויותר במשתתפים ובמרצים.

יש לנסות ולנצל לתועלת יחסי הציבור כל מדיה זמינה כמו אינטרנט בו החשיפה לקהל יעד מהירה יותר, יעילה יותר ורחבה באופן משמעותי.

יש לנסות וליצור עניין בכנס על ידי יצירת הד תקשורתי (בעיתונות ובטלוויזיה), על מנת לעודד כמה שיותר אנשים להירשם לאירוע שהרי זו מטרתם של יחסי ציבור לפני הכנס וביום הכנס עצמו.